不同沟通方式的效率

时间:2024-07-14 14:04:53
不同沟通方式的效率

不同沟通方式的效率

你知道不同沟通方式的效率是多少吗?在职场中,因为工作原因,我们少不了要和同事们交流沟通,而这时候,选择什么沟通方式就是很考验能力。下面小编为大家分享一下不同沟通方式的效率,感兴趣的朋友赶紧来了解一下吧。

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不同沟通方式的效率

1、面对面交流的效率:51%

面对面说清楚是比较容易的,无论是通过电子邮件还是电话,这些通过媒介进行沟通的方式总是让人感到中间有一堵墙。有时两三句话就可以当面解释清楚,也许我们得在电话里解释十来句 ,因为我们会误解别人的意思和语气。如果是面对面的沟通,别人的表情和动作可以帮助我们判断对方到底想表达什么。

缺点:如果双方脾气都很暴躁,不善于控制自己,在遇到摩擦时,很容易将沟通升级为争吵。

2、跨部门会议沟通 有效率:19、6%

因为通常有上级负责,会议中很少有争吵,可以平静地解决一些问题。而且,在会议之前,双方都会做好准备,沟通过程会比较有组织、有效率。

缺点:这种方式存在一个突出的问题,因为上级在场,有些话不敢畅所欲言,而且会议时间有限,所以往往无法彻底解决问题。

3、电子邮件沟通 有效率:8、8%

通过电子邮件,白领们可以说的最完整、最有条理,因为他们在邮件发出前有足够的时间思考,还可以随时补充缺失的问题,在一些细节的交流中,电子邮件是一个不错的选择。

缺点:由于比较费时、效率低下,往往不会成为沟通的首选。很多人因为担心对方收不到邮件,导致重复工作,不得不打电话求证。

4、沟通在于态度

沟通方式不是唯一的。对于同一事物在不同的阶段,或者对于同一对象在不同的事件中,我们可以选择的沟通方式也应该是灵活的,适合人和事的。在极端情况下,我们可能不得不采用各种沟通方法来解决问题。

然而,无论采用哪种沟通方式,达成有效沟通的最重要因素都是态度。在沟通之前,要站在别人的角度思考,了解和理解对方的困难。当你在交流中遇到尴尬时,记住你的感受,不要让别人也遇到同样的尴尬。如果你能用真诚和他人交流,你也会得到同样真诚的回报。

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职场不同沟通方式的注意事项

一、即时信息

1、提供背景脉络资讯

你觉得十万火急而且了若指掌的事,对别人来说可能不是如此。请尽量提供适当而且足够的背景脉络资讯,才能让双方讨论没有障碍:「我现在正在把订单收尾定案,你记不记得Acme公司的联络负责人叫什么名字?」「我在做公司简报,你记不记得我们去年新聘了多少人?」「我在决定交通方式,你会跟我们一起去吃午餐吗?」

2、问题不要超过三个

要记得,即时信息是用来得到立即的答案、让事情继续,而不是拿来讨论合作的工具。如果后续的问题会超过两个,还是打电话吧。

二、手写便条

如果是当作需求建议书(RFP)、在访谈或面试后要再有个追踪,或是特别感谢某个同仁组员,传统的手写便条会是个好选择,而且通常这时候并不需期待对方有所回应。便条可以吸引对方的注意力、得到竞争优势,并且带来情感连结。一张手写的「会开得太棒了!」便利贴,效果可能会远比电子邮件来得更长久。而且,便条的说服力可能超乎想像,提醒的效果也比较高(特别是亲手送达的话)。但当然还是要有限度,真正特殊的时候才手写便条,可别在平常就把别人的桌子给贴满了。也要记得:

1、字迹必须清楚易读

2、尽可能写得清楚明白,也就是该简短一点。

3、该写就立刻写

有些人想有更正式的回应,于是觉得不该现在写便条。但在这种情况,手写便条可以做为开场,像是「很快会送上正式谢函」,就能很得体地抓住别人的注意力。(但可别忘了真的要送正式谢函。)

三、电话

如果要讲的事很多、或是牵涉到敏感话题,与其用电子邮件不断往返,还不如用电话快速讲一讲、或是直接见个面。而如果需要多方参与,这时候可能就该安排更有架构组织的.会议或是电话会议。打电话、见面或开会沟通要顺畅,有以下秘诀:

1、让对方有足够准备时间

2、要让对方有时间想好完整的回应,也要有充分的发言时间。如果对方正在赶截止期限,或是正要去见客户,最好晚点再谈。

3、提供背景脉络资讯

4、想让对方快速进入状况,通常需要提供人、事、时、地、原因等资讯。这和写信的时候不太一样,讲话反而可以有更多发挥空间。

五、电子邮件

1、慎选收件人

在「收件者」和「副本」这两栏要放对人。那些该知道情况、但不需要有动作或回应的,就该放在「副本」。此外也要小心「回覆所有人」这个功能,这无疑是最常被滥用的电子邮件功能之一。只有在回信内容真的和信件串所有人都相关的时候,才能使用。

2、编写信件主旨的时候,请考虑「未来能够搜寻」

这种事总会发生,所以信件主旨最好能把该做什么事、截止日期都放进去。我们有一位客户,就会在主旨开头写上「IO」(InformationOnly,仅供参考)或是「AR」(ActionRequired,需要行动),像是这样:「IO:第一季摘要报告。」你也可以自由把主旨修改成信件串当时需要的格式,像是如果已经完成了「会议摘要」,就能把主旨改成「下一阶段任务于周四前完成。」

3、抓住重点

在信件开头,记得先用两句话简单扼要写出重点。像是「我不确定下一步该做什么,可以请你在明天下午三点帮我审一下这个新提案吗?」,接着再谈细节。因为你不能确定对方读信的时候是不是电话讲到一半、或者只是用开会空档读信,所以重点务必清楚。

4、简要为上

电子邮件太长,就会让人很有压力,在智能手机的荧幕尤然。枝微末节的资讯就该省掉,好让重点信息能更突出。

在今天的职场上,「能够顺利传达重点」的必要性愈来愈高,而这也代表必须对自己选择的沟通方式负责,包括沟通用的形式、以及沟通时的用字。别忘了,讲到商业写作,重点是要得到所需要的回应。尽量让对方容易回覆,就能带来双赢。

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